DOL révise les règles relatives aux congés de maladie et aux congés familiaux et médicaux COVID-19 à la suite d'une décision du tribunal | Weintraub Tobin


Le 11 septembre 2020, le ministère du Travail des États-Unis a publié un règlement révisé régissant la Families First Coronavirus Response Act (FFCRA). Les règlements mettent en œuvre les dispositions de la loi sur les congés de maladie payés d'urgence (EPSLA) et de la loi sur l'expansion des congés familiaux et médicaux d'urgence (EFMLEA) de la FFCRA. Le règlement révisé a été publié pour répondre à une décision d'un tribunal fédéral de New York qui invalide les règlements précédents concernant la question de savoir si le travail doit autrement être disponible pour les employés cherchant à utiliser un congé en vertu de l'EPSLA et de l'EFMLEA et si un employeur doit consentir à un congé intermittent. Les règlements révisés clarifient et restreignent également la définition de «fournisseur de soins de santé» en vertu de la FFCRA et abordent les exigences en matière de documentation médicale que les employés doivent satisfaire pour être admissibles à un congé.

Rappel sur la FFCRA

En mars 2020, au début de la pandémie COVID-19, le Congrès a adopté la FFCRA. Nous avons initialement blogué sur la FFCRA ici. En bref, la FFCRA oblige les employeurs de 500 employés ou moins à offrir jusqu'à 2 semaines de congé EPSLA aux employés qui s'absentent du travail pour des raisons de qualification liées à la pandémie. Lorsque le besoin de s'absenter du travail résulte du besoin de l'employé de rester à la maison avec un enfant dont l'école ou la garderie est fermée en raison de la pandémie, les employés peuvent prendre jusqu'à 12 semaines de congé payé et non payé en vertu de l'EFMLEA. Les deux premières semaines de congé EFMLEA ne sont pas rémunérées, mais les employés qui demandent un salaire peuvent choisir d'utiliser le congé EPSLA ou tout autre congé payé autrement disponible pour l'employé, tel que les congés de maladie de la loi de l'État ou les indemnités de vacances payées accumulées. Les 10 dernières semaines de congé EFMLEA sont payées. Les employeurs peuvent bénéficier d'un crédit d'impôt pour tout congé payé en vertu de la FFCRA. Sauf extension, la FFCRA expirera fin 2020.

Un avis de New York invalide certains règlements de la FFCRA

Le mois dernier, en réponse à une contestation du procureur général de New York, un tribunal fédéral a annulé quatre dispositions des règlements antérieurs de la FFCRA. Plus précisément, le tribunal a invalidé des règlements exigeant que le travail soit autrement disponible pour les employés avant qu'ils ne puissent se qualifier pour l'EPSLA ou l'EFMLEA, exigeant que les employés obtiennent l'approbation de l'employeur avant de prendre un congé intermittent et exigeant des employés qu'ils fournissent des documents médicaux concernant les raisons du congé «avant »Prendre le congé. Enfin, le tribunal a invalidé comme étant trop large la définition de «fournisseur de soins de santé» de la FFCRA utilisée pour déterminer les fournisseurs de soins de santé qui n’étaient pas admissibles au congé.

Le règlement révisé

Suite à la décision de New York, le DOL était généralement censé publier des règlements révisés traitant des points soulevés par le tribunal. C'est exactement ce que fait la version DOL du 11 septembre 2020. Selon le communiqué de presse du DOL, il a été trouvé ici, les révisions font ce qui suit:

  • Réaffirmez et fournissez une explication supplémentaire de l'exigence selon laquelle les employés ne peuvent prendre un congé FFCRA que si du travail leur serait autrement disponible.
  • Réaffirmez et fournissez une explication supplémentaire de l'exigence selon laquelle un employé doit obtenir l'approbation de l'employeur pour prendre un congé de la FFCRA par intermittence.
  • Réviser la définition de «fournisseur de soins de santé» pour inclure uniquement les employés qui répondent à la définition de ce terme en vertu des règlements de la Loi sur les congés familiaux et médicaux ou qui sont employés pour fournir des services de diagnostic, des services de prévention, des services de traitement ou d'autres services intégrés et nécessaires à la fourniture de soins aux patients qui, s'ils ne sont pas fournis, auraient un impact négatif sur les soins aux patients.
  • Préciser que les employés doivent fournir les documents requis à l'appui de leur besoin de congé FFCRA à leurs employeurs dès que possible.
  • Corriger une incohérence concernant le moment où les employés peuvent être tenus de donner un avis de la nécessité de prendre un congé familial et médical élargi à leur employeur.

Exigence de disponibilité de travail

La position du DOL selon laquelle le travail doit être disponible pour un employé qui cherche à prendre un congé reflète un doublement du règlement que le tribunal a annulé. Reconnaissant l’opinion du tribunal selon laquelle le règlement antérieur ne comportait pas une analyse suffisante des raisons pour lesquelles le travail doit être disponible pour l’employé, le DOL a fourni cette analyse. Le DOL a précisé que lorsque le travail est indisponible en raison de circonstances autres qu'une raison admissible à la FFCRA, comme lorsqu'un employé est en congé ou que l'entreprise est temporairement fermée, il n'y a pas de travail disponible à partir duquel un employé peut prendre un congé.

Le DOL a en outre expliqué que «le congé est le plus simplement et clairement compris comme une absence autorisée du travail; si un employé n'est pas censé ou obligé de travailler, il ne prend pas de congé. » Dans ces circonstances, le recours d’un employé peut plutôt être de demander des prestations d’assurance-chômage. Le règlement révisé indique cependant clairement que les employeurs ne peuvent pas suspendre le travail afin d'éviter de payer EFMLEA ou EPSLA. Au lieu de cela, le travail doit être indisponible pour des raisons commerciales légitimes.

Consentement de l'employeur au congé intermittent

Tout comme pour l'exigence de disponibilité de travail, le tribunal de New York a invalidé l'exigence selon laquelle les employés prenant un congé intermittent EPSLA ou EFMLEA doivent obtenir le consentement de l'employeur parce que, selon le tribunal, la règle initiale du DOL manquait d'analyse et d'explication suffisantes pour cette exigence. Encore une fois, le DOL a doublé sa règle antérieure tout en fournissant un raisonnement beaucoup plus détaillé. Le DOL a noté que la FMLA ne prévoit un congé intermittent que pour des raisons qualifiantes, telles que la nécessité médicale et l'accord employeur / employé. Parce que la FFCRA ne dit rien sur la capacité des employés à prendre un congé intermittent, et parce que la base de «nécessité médicale» pour un congé en vertu de la FMLA ne rentre pas dans le cadre de l'EFMLEA, le DOL a conclu qu'il avait le pouvoir discrétionnaire d'équilibrer le besoin de congé des employés avec les employeurs doivent éviter les perturbations des activités. Il a équilibré ces intérêts divergents en exigeant que les employés obtiennent le consentement de l'employeur pour prendre un congé intermittent.

Définition restreinte de fournisseur de soins de santé exempté

La FFCRA exempte les employeurs d'offrir EFMLEA ou EPSLA à certains prestataires de soins de santé. La définition précédente, que le tribunal de New York a invalidée comme étant trop large, incluait «toute personne employée à» n'importe quel endroit «où des services médicaux sont fournis». Cela aurait pu inclure les travailleurs des installations qui ne fournissaient même pas de services de santé, tels que le personnel informatique, les ressources humaines ou les travailleurs de cuisine. Selon la règle révisée, «(une) personne n'est pas un fournisseur de soins de santé simplement parce que son employeur fournit des services de soins de santé ou parce qu'elle fournit un service qui affecte la prestation de services de soins de santé.» L'employé doit plutôt répondre à la définition de fournisseur de soins de santé en vertu de la FMLA (essentiellement, les travailleurs qui fournissent directement les services de santé), ou ceux qui sont «employés pour fournir des services de diagnostic, des services préventifs, des services de traitement ou d'autres services intégrés à et nécessaires à la fourniture de soins aux patients et, s'ils ne sont pas fournis, auraient un impact négatif sur les soins aux patients.

Avis et exigences en matière de documentation

En vertu des règles antérieures, annulées par le tribunal de New York, les employés étaient tenus de fournir aux employeurs un avis de la nécessité d'un congé de la FFCRA et des documents justifiant la nécessité d'un congé, avant d'être éligibles. En vertu du règlement révisé, les employés ne sont désormais tenus de fournir un avis et des documents que «dès que possible». Le DOL a toutefois noté que dans les cas d’employés ayant besoin d’un congé en raison de la fermeture de l’école d’un enfant, le congé sera presque toujours prévisible à l’avance et devrait donc être accordé avant la prise du congé.

À retenir pour les employeurs

Pour l'instant, les employeurs peuvent suivre les nouvelles réglementations DOL dans l'administration des congés de la FFCRA. Cela signifie que les employeurs ne sont pas obligés de fournir un congé EFMLEA ou EPSLA aux employés qui sont en congé ou qui sont autrement incapables de travailler pour des raisons qui ne sont pas liées à la pandémie COVID-19. Les employeurs peuvent également décider d'autoriser ou non les employés à prendre un congé intermittent en vertu de la FFCRA. Cependant, ces décisions devraient être prises pour des raisons commerciales légitimes et appliquées de manière cohérente pour éviter le risque d'allégations de discrimination. Les employeurs du secteur de la santé peuvent utiliser les définitions mises à jour du fournisseur de soins de santé pour évaluer si les employés sont éligibles au congé de la FFCRA. Enfin, les employeurs ne devraient pas exiger des employés qu'ils fournissent un avis et des documents justifiant leur besoin de congé FFCRA plus tôt que possible dans les circonstances.

Les employeurs devraient également surveiller les développements futurs concernant ces réglementations. Premièrement, on ne sait pas encore s'ils seront soumis à d'autres contestations judiciaires et, dans l'affirmative, quel sera l'issue de ces contestations. Les employeurs devraient également vérifier si le Congrès choisit de prolonger la FFCRA, avec ou sans modifications, au-delà de sa date d'expiration actuelle du 31 décembre 2020. Les employeurs avec une incertitude dans ces domaines devraient travailler avec leur conseiller juridique pour s'assurer que leurs pratiques et politiques sont conformes.


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