La SEC modifie les règles de procuration et les directives supplémentaires


Contexte

Les cabinets de conseil en procuration (Proxy Firms) fournissent depuis longtemps des conseils et des recommandations aux investisseurs institutionnels concernant les propositions de procuration des dirigeants et des actionnaires. Ces dernières années, la Securities and Exchange Commission (SEC) a exprimé des inquiétudes quant à l'exactitude, au processus et aux conflits d'intérêts susceptibles d'affecter ces conseils et recommandations. Par conséquent, la SEC a proposé des modifications aux règles fédérales de procuration en novembre 2019, qui auraient exigé que les sociétés de procuration maintiennent un processus d'examen permettant aux émetteurs de commenter les conseils avant leur diffusion. Cependant, la SEC s'est retirée de cette exigence proposée après que les deux principales sociétés de procuration (ISS et Glass Lewis) aient souligné les nombreux fardeaux d'un tel processus d'examen. À sa place, le 22 juillet 2020, la SEC a adopté un ensemble de règles fondées sur des principes pour les sociétés de procuration, comme décrit ci-dessous.

Les nouvelles règles de proxy

le amendements adoptées par la SEC obligent les sociétés de procuration à prendre certaines mesures pour se prévaloir d'une dispense statutaire des exigences d'information et de dépôt des règles fédérales sur les procurations. Plus important encore, les nouvelles règles exigent que les cabinets de procurations fournissent aux parties concernées: (i) la divulgation de tout conflit d'intérêts important (informations concernant un intérêt, une transaction ou une relation qui est importante pour évaluer l'objectivité des conseils de vote par procuration); et (ii) la divulgation publique des politiques et procédures écrites qu'il utilise pour: (a) identifier les conflits d'intérêts importants; (b) veiller à ce que les émetteurs aient accès aux conseils de procuration avant ou en même temps qu'ils ne sont fournis aux clients; et (c) veiller à ce que des conseils soient fournis aux clients en temps opportun avec un mécanisme pour les informer des commentaires des émetteurs.

Pour se conformer à la dernière exigence, un cabinet de procuration peut utiliser une sphère de sécurité en fournissant un avis sur sa plate-forme client électronique (ou via d'autres méthodes électroniques) que l'émetteur a déposé (ou est conscient que l'émetteur a l'intention de déposer) des documents de sollicitation supplémentaires. Les émetteurs devraient réfléchir à la manière d'informer les conseillers en vote, le cas échéant.

En outre, un cabinet de procuration peut conditionner son obligation de s'assurer que les émetteurs ont accès aux conseils en matière de procuration avant ou au même moment où ils sont fournis aux clients sur l'émetteur concerné (i) en acceptant de déposer sa circulaire de sollicitation de procurations définitive au moins 40 jours calendaires avant la l'assemblée générale des actionnaires concernée et (ii) en reconnaissant expressément qu'elle n'utilisera les conseils de vote qu'à des fins internes et ne les partagera qu'avec ses employés et conseillers.

En outre, la SEC a modifié la règle 14a-9 en vertu du Securities and Exchange Act de 1934 pour inclure des exemples de cas où le fait de ne pas divulguer certaines informations importantes dans ses conseils serait considéré comme trompeur. Cet amendement soulève des problèmes de responsabilité pour les sociétés de procuration.

Conseils supplémentaires du conseiller en placement

Parallèlement aux modifications des procurations, la SEC a fourni des orientation en ce qui concerne les conseillers en placement et leurs fonctions en vertu des nouvelles règles. Le nouveau guide s'inscrit dans la continuité de la publication de septembre 2019 de la SEC, Conseils concernant les responsabilités de vote par procuration des conseillers en placement. Ces directives précédentes ont aidé les conseillers en placement à sous-traiter les décisions de procuration à des sociétés de procuration tout en s'acquittant de leurs obligations fiduciaires envers les clients en recommandant aux conseillers en placement (i) de faire preuve d'une diligence raisonnable raisonnable à l'égard de chaque question de procuration et (ii) de reconnaître et de répondre aux conflits d'intérêts. et fournir des informations complètes sur ces conflits. En outre, les directives précédentes recommandaient que les conseillers en placement surveillent et analysent attentivement la méthodologie et les processus des sociétés de procuration et examinent leurs engagements avec les émetteurs.

Les nouvelles directives mettent en évidence la nécessité pour les conseillers en placement d'examiner et d'élaborer des procédures pour examiner les réponses des émetteurs aux conseils en matière de procuration, comme le prévoient les modifications. Ceci est particulièrement important lorsque des processus de vote automatisés sont utilisés. L'automatisation constitue un risque pour la diligence raisonnable détaillée requise à la fois pour les recommandations de procuration et les réponses des émetteurs. «Un conseiller en investissement devrait examiner, par exemple, si ses politiques et procédures traitent des circonstances dans lesquelles le conseiller en investissement a appris qu'un émetteur avait l'intention de déposer ou a déposé des documents de sollicitation supplémentaires auprès de la SEC après que le conseiller en investissement a reçu le vote de la société de conseil en vote. recommandation mais avant la date limite de soumission. » Dans ce cas, le conseiller en placement doit tenir compte de ces informations avant d’exercer le droit de vote pour démontrer qu’il vote dans le meilleur intérêt de chaque client.

Compte tenu de ce qui précède, la SEC recommande aux conseillers en investissement qui utilisent le vote automatisé de divulguer: (1) l'étendue de leur utilisation du vote automatisé; et (2) comment ses politiques et procédures traitent de l'utilisation du vote automatisé dans les cas où il se rend compte qu'un émetteur a l'intention de déposer ou a déposé des documents de sollicitation supplémentaires.

Conclusion

Les nouvelles règles de la SEC ont un impact significatif sur les services proxy. Il existe actuellement un fossé entre les régulateurs et les sociétés de procuration quant à savoir si cet impact est positif ou négatif. D'une part, le commissaire de la SEC, Elad L. Roisman, estime que les nouvelles règles de procuration «apportent des améliorations au statu quo pour les investisseurs et nos marchés». D'autre part, le président de l'ISS, Gary Retelny, estime que les nouvelles règles «portent un coup dur aux investisseurs institutionnels qui cherchent à surveiller judicieusement les sociétés en portefeuille».

Il reste à voir comment les nouvelles règles seront appliquées dans la pratique. Dans tous les cas, la pratique présumée du «set-it-and-forget-it», comme l'a souligné M. Roisman, ou tout autre processus qui favorise l'automatisation pure du processus de procuration, devrait être évité tant par les investisseurs institutionnels que par les conseillers en investissement. .

© 2020 Greenberg Traurig, LLP. Tous les droits sont réservés. National Law Review, volume X, numéro 216


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